Sua pequena empresa está pronta para o trabalho remoto?

25/05/2020 às 12:43 Marketing

Sua pequena empresa está pronta para o trabalho remoto?

Com a interrupção massiva de serviços ocasionada pela pandemia de Coronavírus, o trabalho remoto deixou de ser uma opção para uma necessidade. As empresas estão revendo seus processos, de modo a minimizar os impactos que esse episódio está a gerar.

Trabalhar à distância tem sido o caminho para muitos empreendimentos a fim de manter o fluxo de processos que podem ser efetuados através das tecnologias de informação e comunicação.

Implantar o trabalho remoto, no entanto, exige o mínimo de planejamento e estrutura, já que, ainda que o colaborador esteja em casa, os vínculos trabalhistas ainda são os mesmos.

Portanto, a grande dúvida é: Sua pequena empresa está pronta para o trabalho remoto? Para entender mais sobre esse questionamento, leia o texto até o fim!

Um pouco mais sobre o trabalho remoto

Embora esta seja uma situação atípica, a tendência é cada vez mais esse tipo de método de trabalho ser adotado pelas empresas, ainda que pequenas.

De acordo com levantamento feito pela consultoria SAP com 200 empresas, as empresas menores, com até cinco colaboradores, são as que estão mais favoráveis a ideia: 39,2%. 

Os benefícios são os principais motivadores que impulsionam o interesse por esse modelo trabalhista, como redução de custos para a empresa, impacto positivo na produtividade, aumento na qualidade de vidado funcionário. 

É importante perceber também se a empresa possui o perfil para o home office e se está devidamente preparada para efetuar essa transição.

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Tópicos importantes para saber se sua pequena empresa está pronta para o trabalho remoto

1. Tecnologia

É preciso certificar se a empresa tem condições de oferecer os recursos essenciais para a realização das tarefas, como computadores, telefones, celulares corporativos, impressoras, entre outros.

Faça uma lista do que é de fato imprescindível para que o colaborador possa trabalhar de casa, mantendo, ou, quem sabe, aumentando a produtividade de onde ele estiver.

 Também negocie com os funcionários caso eles mesmo disponham desses recursos. Mantenha o diálogo e estabeleça um acordo com ganhos para ambas as partes.

 Ainda em termos de materiais, consulte o profissional de TI para analisar se softwares, programas e arquivos digitais usados rotineiramente na empresa podem ter o mesmo desempenho em nuvem.

 A implantação de um sistema corporativo, com possibilidade de ser acessado por aplicativos ou uma interface web, é mandatório para garantir a disponibilidade de seu uso em qualquer dispositivo.

Garanta um espaço em nuvem de tamanho satisfatório para que os arquivos produzidos sejam trocados entre os funcionários e armazenados com segurança .

2. Comunicação

 Sem comunicação, ocorrem falhas nos processos e a produtividade tende a cair. À distância, os serviços de teleconferência vão assegurar a realização de reuniões e a troca de dados.

Existem várias opções disponíveis, como Skype, Google Hangouts, Messenger, ooVoo e Appear.in.

Aplicativos para troca de mensagens também ajudam e muito nesse processo, como WhatsApp e o Telegram. O primeiro, é bom saber, já possui uma versão para pequenos negócios, que pode ser baixada em aparelhos com Android.

A ferramenta automatiza, organiza e responde as mensagens com mais rapidez e interage com clientes com mais segurança.

Antes de fazer a adesão a esses e outros canais, uma boa sugestão é testá-los antecipadamente, ver os seus benefícios para ter certeza se eles são adequados à sua empresa.

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3. Segurança 

Não poderíamos falar sobre sua pequena empresa estar pronta para o trabalho remoto sem falarmos de segurança. Proteger os dados da sua empresa é outro item essencial na sua lista para implantar o trabalho remotamente.

A troca de informações deve ser assegurada e uma maneira é contratar uma Rede Privada Virtual (VPN), que garante a confidencialidade dos dados e a segurança da conexão.

4. Desempenho do colaborador

Não vai ser possível ter controle sobre todas as horas trabalhadas pelo seu funcionário, até porque isso não é indicado. As empresas que adotam o home office sabem que o mais importante é o desempenho do colaborador, é ele o fator de peso.

Os resultados apresentados são o que contam mais nesse modelo.

Desse modo, é normal que o funcionário não esteja conectado o tempo todo, mesmo em home office. O empresário deve evitar mandar mensagens fora do horário de trabalho ou ainda exigir respostas no final de semana, caso não esteja previamente combinado.

Ainda, mesmo trabalhando em casa, a empresa é responsável pela saúde do funcionário. Durante uma conversa ou uma reunião, cheque se a equipe tem as condições necessárias para trabalhar com conforto, como uma boa iluminação e uma cadeira confortável. É possível até combinar uma visita às instalações do colaborador para verificar se tudo está indo bem.

5. Direitos Trabalhistas

Aprovada em 2017, a Reforma Trabalhista estabeleceu algumas regras para as empresas adotarem no trabalho a distância, ou teletrabalho.

Dentre os pontos mais importantes estão a Jornada de Trabalho, que corresponde à quantidade de horas trabalhadas e o recebimento de horas extras.

Essas duas informações não constam no contrato. Empregador e funcionário precisam entrar em acordo sobre o volume das tarefas que serão realizadas.

Outro ponto da reforma é o auxílio financeiro para cobrir despesas, como luz e internet. O empregador não é obrigado a arcar os custos, mas isto também deve ser acertado previamente no documento.

Já os benefícios previstos devem ser fornecidos ao colaborador. O Vale-transporte apenas é devido se o trabalhador precisa ir ao escritório ao menos uma vez por semana.

Acidentes, do mesmo modo, a empresa é responsável, mas o funcionário pode assinar um termo de responsabilidade.

Importante: escute seu funcionário. Nem todos possuem o perfil para o trabalho remoto. Avalie previamente se esse modelo atende às especificidades do time. Reúna todos e discuta com a equipe, antes de tomar uma decisão final.

Estabeleça uma política em conjunto com a unidade de Gestão de Pessoas, ou até mesmo contrate uma consultoria.

Os funcionários precisam entender perfeitamente os processos. Ouça as opiniões e leve em conta o feedback de sua equipe.

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Entende se sua pequena empresa está pronta para o trabalho remoto é essencial. Por isso, utilizar as dicas que demos hoje pode ser um grande diferencial.

Com essas dicas, sua empresa estará preparada para aproveitar as vantagens do home office, com planejamento, espírito de equipe e de modo muito mais seguro.

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