Como organizar a caixa de entrada do e-mail e economizar tempo

11/02/2019 às 20:04 Ajuda

Como organizar a caixa de entrada do e-mail e economizar tempo

O que todo profissional freelancer ou mesmo que trabalhe alocado em agências busca no mercado atual? Aumentar a sua produtividade.

E bem sabemos como checar o e-mail faz a gente perder tempo e acaba prejudicando este objetivo.

Por isso, nesse texto trazemos dicas para que você consiga organizar a caixa de entrada do seu e-mail, economizar tempo e aumentar a sua demanda de trabalho.

Checar o e-mail é geralmente a primeira tarefa no dia de trabalho da maioria das pessoas e dependendo da sua quantidade clientes, seu e-mail pode estar lotado de mensagens e todo bagunçado.

Quando está tudo em um só lugar é mais fácil, mesmo assim é preciso organizar a bagunça, limpando o que é desnecessário e determinando filtros e marcadores para não perder nenhum e-mail importante, salvar todas as mensagens que necessitam ser guardadas, como por exemplo, a negociação de contratos.

E para centrar da maneira correta, toda a sua caixa de e-mail será preciso parar e destinar um pouco de tempo para organizar toda essa bagunça e definir novos métodos para a organização do seu e-mail.

Isso fará com que você não perca mais e-mails importantes em meio ao turbilhão de mensagens e possa gastar menos tempo do seu dia, organizando sua caixa de entrada.

Confira abaixo nossas dicas para organizar a caixa de entrada do seu e-mail, economizar tempo e aumentar a produtividade do seu dia de trabalho:

Separe seu e-mail profissional do seu e-mail pessoal

Essa é uma dica básica, é óbvia e até parece irrelevante, mas ainda é preciso lembrar. O erro de muitos profissionais, principalmente a galera freelancer, de ter um único e-mail para tratar de assuntos pessoais e profissionais.

Isso acontece muitas vezes por que o usuário não quer perder dinheiro com um e-mail profissional do domínio do seu site ou da sua agência.

Porém, não é vergonha e nem deixa de ser profissional de você criar um novo e-mail através do Gmail, do Yahoo! ou qualquer outro serviço.

Assim, você pode criar um e-mail simples sem gastar nada, fazer uma assinatura profissional e divulgar para seus contatos o seu e-mail para contatos profissionais.

Os assuntos profissionais geralmente tomam conta do e-mail, agora imagine se você ainda recebe e-mails pessoais, de pessoas da sua família, amigos, etc.

Então, realizar essa divisão é extremamente necessária como dica básica de organização de e-mail.

Outro erro bastante cometido é assinar newsletter que se referem a assuntos pessoais, cadastrando o seu e-mail profissional.

Divida também essa parte, para que você consiga manter a sua organização e não desviar o foco do trabalho com outros assuntos supérfluos.

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Já leu o e-mail? Então tire-o da sua caixa de entrada

Outro erro bem óbvio e bastante comum é ler e-mails e mantê-los na sua caixa de entrada. Isso tende a atrapalhar o recebimento de novos e-mails, lotando sua caixa e aumentando a probabilidade de perder e-mails importantes.

Com isso, é mais do que necessário ao terminar de ler um e-mail, movê-lo para outra parte do seu e-mail.

E isso pode ser feito, de uma maneira bem simples, através de marcadores e pastas. Coloque os e-mails já lidos nos lugares corretos e evite perder e-mails importantes de trabalho que podem chegar a qualquer momento.

Dessa maneira, ela não ocupará espaço na sua caixa de entrada e você terá um e-mail mais organizado.

Além disso, você tira o peso da sua caixa de entrada, evitando que ela acumule e-mails demais.

Crie pastas e marcadores para organizar seu e-mail

Criar pastas e marcadores para organizar o seu e-mail é o princípio básico de organização dessa ferramenta.

Isso pode ajudar a aumentar a sua produtividade, colocando os e-mails certos nas pastas certas, evitando que você perca uma negociação com o seu novo cliente, por exemplo.

Isso irá dividir as mensagens corretamente e torna-las fáceis de serem encontradas.

Os marcadores facilitam essa parte, por que além das pastas, ao lado das mensagens aparecerão os marcadores que podem indicar o teor das mensagens.

Você criar um marcador, por exemplo, para todas as newsletter, para as mensagens enviadas por contatos de trabalho, etc.

E criar pastas levaria as mensagens para o lugar correto, evitando que as mensagens fiquem perdidas e tornando elas fáceis de serem encontradas.

Isso evitaria que você perdesse alguma mensagem importante em meio a dezenas de e-mails na sua caixa de entrada.

Crie filtros para seus e-mails

É possível filtrar e-mails automaticamente, sabia disso? Se não, está sabendo agora. Criar filtros é essencial para aumentar o nível de organização do seu e-mail.

Através dele, você pode já colocar diretamente novas mensagens de certos destinatários nas pastas e nos marcadores corretos, e o melhor de tudo, pode evitar que e-mails pouco importantes apareçam na sua caixa de entrada.

Filtrando os e-mails, você pode realocar as mensagens para pastas e marcadores, podendo sinalizar que deseja que elas não apareçam na caixa de entrada, ou seja, vão direto para as pastas selecionadas.

Esse método funciona como um serviço de spam oferecido pelos serviços de e-mail. Quando chega uma mensagem com certas características, o próprio servidor de e-mail a coloca na caixa de spam.

A diferença neste caso é que você terá o controle das ações. Você pode marcar e-mails, palavras-chave, entre outros meios para designar a filtragem das mensagens.

Isso vai evitar que você perca tempo tendo que colocar as mensagens nos lugares corretos e só leu os e-mails que realmente importam, sem perder nenhum de vista.

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