RFP: O que é e como fazer uma Request for Proposal?

21/07/2019 às 09:40 Ajuda

RFP: O que é e como fazer uma Request for Proposal?

Quer garantir melhores investimentos com um custo menor e que atendam as necessidades do seu negócio? Então, você tem que saber o que é e como fazer um Request for Proposal.

O que é um Request for Proposal?

Na tradução para o português, Request for Proposal (RFP) significa solicitação de proposta. Este documento é utilizado por empresas que buscam valorizar os seus investimentos e garantir o seu retorno o mais rápido possível.

Basicamente, ao fazer uma RFP, a empresa indica que está aberta a novos fornecedores.

O documento estipula as necessidades do negócio e assim concorrentes do atual fornecedor podem fazer propostas. A intenção é chegar a orçamentos com melhor custo-benefício em relação ao atual.

Na prática, a movimentação é semelhante a uma licitação. A diferença é que em vez do estado definir o que precisa para um serviço/obra, é você que estipula o que sua empresa precisa, e espera ofertas de fornecedores, as compara e escolhe a mais vantajosa.

Por que fazer um Request for Proposal para os serviços da minha empresa?

Fazer um Request for Proposal é uma maneira de apostar em novos produtos e serviços que você ainda pouco conhece.

Quando sua empresa está ampliando o mercado ou deseja criar diferenciais competitivos para combater a concorrência, fazer uma RFP pode ser muito importante para diminuir custos e potencializar o retorno.

Muitos negócios necessitam da contratação de novos serviços ao longo do tempo, e isso independe do setor ou tamanho da empresa.

Para pegarmos exemplos básicos, onde são possíveis otimizar o processo através de uma RFP, podemos citar a necessidade de contratação de criação de site, serviços de design, compra de equipamentos, entre outros.

Dessa maneira, você conseguirá obter propostas de vários fornecedores e poderá estudar a melhor opção, avaliar as funcionalidades de cada serviço e escolher a melhor opção para a sua empresa.

Além de buscar melhores ofertas e fazer apostar, a RFP também ajuda a tirar os nossos negócios da zona de conforto.

Trabalhar com os mesmos fornecedores pode representar uma perda de dinheiro e uma limitação nas capacidades da sua empresa.

Por isso, é preciso entender que o mercado tem diversos fornecedores capazes de lhe atender e que possuem soluções mais interessantes para o seu negócio.

Além disso, ao fazer uma RFP você está engajando fornecedores, já que está lhes oferecendo a chance de fazer um orçamento para um cliente que demonstra interesse no serviço.

Como criar uma RFP para o meu negócio?

A RFP deve delimitar as necessidades da sua empresa. Saber determinar ponto a ponto é essencial para receber propostas com bom custo-benefício.

Ao ler a solicitação, os fornecedores entenderão o que sua empresa precisa e farão orçamentos dentro da sua realidade.

Por isso é muito importante definir os objetivos da sua RFP: o que será contratado? Qual prazo do contrato com o fornecedor? Qual é o budget (orçamento limite) da proposta? Todos esses detalhes são importantíssimos para garantir orçamentos com bom custo-benefício para o seu negócio.

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Depois de montar a sua proposta, você deve fazer uma lista de fornecedores capazes de atender as suas necessidades.

Peça indicações de empresas parceiras, se for preciso e feche uma lista com, pelo menos, cinco fornecedores. Assim, você pode enviar a solicitação para um número razoável de fornecedores e receber várias propostas para avaliação.

Para fechar a RFP e fazer o envio, é preciso montar a solicitação detalhe por detalhe, como mostraremos abaixo:

  • Introdução: Coloque as informações da sua empresa, explique as necessidades de contratação.
  • Necessidades e objetivos da RFP: Estipule todas as necessidades de contratação e os objetivos que você espera alcançar com os novos produtos/serviços.
  • Cronograma: Deixe claro quais são os prazos, formatos de documentos, formas de envio da proposta, etc.
  • Critérios: Enfatize quais são os elementos indispensáveis para a contratação.
  • Orçamento: Defina um budget para a contratação.

Como avaliar os orçamentos enviados pelos fornecedores?

Agora você já enviou a solicitação para uma lista de fornecedores e lhes deu um prazo hábil para lhes enviar o seu orçamento.

E com os orçamentos em mãos, é hora de entender como otimizar a sua avaliação para fazer a melhor escolha.

É essencial que você siga os critérios definidos na RFP que você enviou aos fornecedores. Ao receber os orçamentos, deixe claro o seu comprometimento com a proposta e relembre os fornecedores dos prazos para a definição do melhor custo-benefício.

Tome a decisão dentro do prazo estipule e comunique aos vencedores. A partir daí, o projeto já entra na fase prática, onde sua empresa junto com o fornecedor escolhido deve preparar a contratação e a implantação dos novos produtos e serviços.

Uma medida muito importante dentro do processo é notificar todos os participantes. Por isso, dê um feedback a todas as empresas que participaram.

Agradeça-os pela participação e avise que posteriormente, novos processos de contratação serão abertos e que eles serão notificados por meio de novas RFPs.

Conclusão

Como vimos durante o texto, o RFP é um documento, que serve para organizar e otimizar o processo de compra das empresas.

No mercado atual, ninguém gosta de perder dinheiro, então apostar nisto é uma excelente maneira de garantir o retorno de investimento.

Todas as empresas, independente de setor e tamanho buscam por ofertas com bom custo-benefício, então nada melhor do que criar uma competição entre fornecedores, para agregar as melhores opções de qualidade e preço.

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