Designer: 5 dicas para formalizar seus atendimentos por e-mail

23/02/2018 às 10:30 WordPress

Designer: 5 dicas para formalizar seus atendimentos por e-mail

Muitos designers costumam ter bastante dificuldade para formalizar atendimentos por e-mail e manter um bom relacionamento com seus potenciais clientes. Com o crescimento do marketing digital no mercado, o e-mail se tornou uma ferramenta importante para conseguir atrair mais clientes e garantir novas oportunidades de negócios. Nessa nova realidade, o e-mail atualmente é uma ferramenta bastante importante para empresas de diversos segmentos e tamanhos, e claro, também para profissionais freelancers conseguirem estabelecer um bom relacionamento com os clientes. Formalizar seus atendimentos por e-mail pode ser a saída para garantir mais jobs.

Além de facilitar o relacionamento e dar mais formalidade a uma negociação, o uso do e-mail atualmente ficou bem mais prático, é possível trocar mensagens com seus clientes pelo smartphone, de qualquer lugar e a qualquer hora do dia.

Como a formalização por e-mail pode ajudar com clientes?

Independente de você trabalhar num escritório ou num home office em algum momento você terá de se comunicar com seus clientes por e-mail, isso é fato! Por isso, utilizar a ferramenta para uso profissional é essencial para o bom andamento do seu negócio. Entre as vantagens, o e-mail formaliza a comunicação com o cliente e pode ser usado como documento, já que todas as mensagens ficam registradas. Essa é uma forma de resguardar tanto o profissional de design quanto o cliente e evitar futuros problemas, por conta de desentendimentos na execução de projetos.

Além disso, o uso é prático e bem intuitivo, é possível usar o e-mail para detalhar uma proposta para o cliente sem precisar de muito tempo para isso, sem custos com ligações de telefone, sem gastar dados do celular ligando via WhatsApp e outros aplicativos e muito menos enviar cartas.

Confira como melhorar seu atendimento por e-mail com os clientes:

Seja mais organizado

Para conseguir gerenciar o contato com vários clientes é preciso ter uma boa organização. É preciso que você tenha tudo que precisa na sua frente, eliminando e-mails de trabalhos já finalizados, desistências ou e-mails pessoais. O primeiro passo é limpar a sua caixa de entrada diariamente. Porém, não delete todos os e-mails de uma vez. Arquive pelo menos os mais importantes para ter referências de outros trabalhos ou mesmo deixar em “stand by”, alguns projetos inacabados.

O próximo passo é definir suas prioridades. Só deixe na caixa de entrada os e-mails mais importantes do dia e vá respondendo-os um a um. Separe um tempo de trabalho para cuidar de cada mensagem, de acordo com a importância do mesmo. Ler e responder e-mails durante todo o dia pode prejudicar bastante a sua rotina de trabalho, então é importante separar um tempo para cuidar das mensagens, garantindo que sua produtividade seja boa e que nenhum cliente seu fiquem sem uma resposta.

Utilize ferramentas para definir uma rotina de e-mails

Essa dica é bem importante, principalmente para quem não sabe lidar com muitos e-mails ao mesmo tempo. Se você não consegue administrar e sempre esquece de alguma coisa, saiba que existem algumas ferramentas interessantes, que podem lhe ajudar a definir uma rotina de e-mail e assim acompanhar as respostas de seus clientes, orientando sua agenda. Com o Boomerang, por exemplo, é possível organizar o envio de e-mails, criando mensagens automáticas que podem ser enviadas num determinado momento através de agendamento prévio. Esse plugin pode ser instalado no Gmail e deve fazer com que você pare de esquecer seus clientes. Outra boa ferramenta para uso é o Sidekick da HubSpot, a plataforma ajuda no acompanhamento do seu e-mail em tempo real. O app lhe avisa sempre que você recebe qualquer mensagem. Na versão gratuita, é possível receber 200 notificações mensais.

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Tenha muito cuidado na hora de redigir um e-mail

Nessa hora é preciso se colocar no lugar do cliente. Não adianta nada passar uma boa imagem, ter um bom portfólio e realizar um bom serviço, se você enviar um e-mail com informações erradas, confundindo a mensagem com a de outro cliente ou ainda mandar um e-mail com vários erros de português ou ainda com muitas gírias de internet. É preciso entregar aquilo que você promete, por isso sempre depois de escrever um e-mail, revise o texto antes de enviá-lo para os clientes.

Tenha argumentos para seus clientes e nunca os deixe sem resposta!

É muito importante não deixar seus clientes sem resposta! Isso vale mesmo se você resolveu um problema por telefone, Skype ou mesmo WhatsApp. Sempre após esses outros tipos de contato, formalize o que foi feito por e-mail para deixar o cliente informado e para registrar o trabalho. Mesmo que seja essencial responder seus clientes de imediato, não adianta nada enviar um e-mail com uma mensagem vazia para ele. Primeiro, formule argumentos para conseguir resolver o problema ou tirar as dúvidas de seus clientes, o mais rápido possível.

Responda os e-mails somente quando tiver uma resposta adequada. Assim, você não vai se enrolar e passar informações falsas e nem escrever a mensagem mais adequada em relação a ortografia. Por isso, busque primeiro saber como responder e depois formule o texto com calma para garantir que seus clientes seja bem atendidos.

Jamais perca o timing dos e-mails

Se atentar ao timing é muito importante! Ao enviar uma proposta para um de seus clientes, por exemplo, é preciso enviar o e-mail o mais rápido possível, sempre que ele manifestar interesse, para que você não perca o cliente, afinal é necessário aproveitar o interesse dele para fechar um negócio. Então, se você está conversando com um cliente durante todo o dia e já reparou que ele se interessou por seus serviços, formule e envie uma proposta comercial no mesmo dia. Se o projeto for bastante complexo e precisar de um e-mail maior com mais informações, busque fazer um resumo do que foi tratado para passar ao cliente. É importante mostrar a ele que você também está interessado e que está em sintonia com o que ele pretende.

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