Muitas poucas pessoas sabem, outras acham muito complicado, mas a nova versão do Google Calendar pode ser muito útil para o aumento da produtividade no dia a dia.
Nesse texto, vamos lhe dar várias dicas legais de como utilizar os recursos do Google Calendar a seu favor para tornar a sua rotina mais produtiva.
O que é o Google Calendar?
O Google Calendar é uma ferramenta gratuita do Google que funciona como uma agenda virtual, um calendário online de suas tarefas pessoais e profissionais.
O objetivo da plataforma é tornar o ambiente corporativo mais produtivo e organizado, dando agilidade as tarefas e mais eficiência ao desenvolvimento de projetos.
Confira nossas dicas para otimizar o uso do Google Calendar e turbinar a sua produtividade:
Crie novos calendários
Quando você começa a utilizar a ferramenta, ela te fornece uma agenda.
Isso significa que você tem de colocar tudo num só lugar e isso acaba misturando compromissos e tarefas de cunho pessoal e profissional, o que pode embolar um pouco as coisas e prejudicar o seu entendimento.
Para separar as coisas, você pode criar novos calendários dentro do Google Calendar.
Para isso, clique no sinal de adição, ao lado de “meus calendários” e depois clique na opção “Novo Calendário”.
Com isso, é só nomear o novo calendário, fazer uma breve descrição, acertar o fuso horário e pronto! Você pode deixar o calendário primário para atividades profissionais e criar um novo para atividades pessoais, por exemplo.
Use os recursos para encontrar horários para outras atividades
Poucos sabem, mas o Google Calendar possui dois recursos que podem otimizar o tempo de marcação de alguma reunião ou de uma passada no médico, por exemplo.
Estes recursos são chamados de “Encontrar um horário” ou “Horário Sugerido”.
Isso ajuda bastante, principalmente, quando a agenda está muito cheia e é difícil, além de ser chato, fica procurando horários manualmente para marcar algum compromisso, não é mesmo? Então na hora de criar um novo evento, clique no link de horários sugeridos e veja quais horários estão disponíveis.
Estes recursos são ainda mais otimizadores quando os compromissos são em grupos.
Digamos que você esteja procurando um horário para marcar uma reunião de trabalho, basta adicionar todos os envolvidos ao evento e clicar em “Horários Sugeridos”.
O Google Calendar fará uma varredura nos compromissos de cada convidado e encontrará os horários livre em comuns que todos possuem para a realização da reunião.
Confira também: Melhor hospedagem de site.
Adicione arquivos anexos ao seu evento
Principalmente no âmbito profissional, precisamos sempre estar munidos de documentos importantes para enfrentarmos reuniões e outros compromissos.
Por isso, uma dica de otimização no Google Calendar é adicionar estes arquivos como anexo em seus eventos.
Também é possível compartilhar os arquivos nos eventos em grupo, assim você pode anexar arquivos no evento e assim eles ficam disponíveis para todos os envolvidos na reunião poderem revisar, editar, etc.
Habilite a opção “Horário de trabalho” no Google Calendar
Quem trabalha home office geralmente não cumpre o horário comercial de trabalho, não é aquele trabalho de 9h ás 17h , de 8h ás 18h, etc.
E isso acaba sendo uma grande confusão para clientes, fornecedores e outros contatos. Afinal, não é por que você não trabalha com horário fixo que precisem entrar em contato com você de madrugada para realizar um trabalho, não é mesmo?
Por isso, a nossa dica é que você utilize o recurso Horário de Trabalho do Google Calendar para definir os horários em que as pessoas podem te adicionar a eventos como reuniões.
Dessa forma, ao tentarem te incluir num evento fora do horário definido por você, eles serão alertados de que no horário você não está trabalhando.
Utilize o recurso de notificações do Google Calendar
O Google Calendar possui o recurso de notificações, que serve para avisar quando um evento está próximo de acontecer.
O problema é que as notificações são bastante invasivas, e geralmente, fazem muito barulho e ocupam a tela do smartphone/computador. E com isso somos obrigados a parar o que estamos fazendo.
Bom, saiba que há uma maneira de tornar essas notificações menos invasiva, colocando-a no canto da tela do computador ou na tela de bloqueio do seu smartphone, sem fazer muito alarde.
Para isso, será preciso seguir o seguinte caminho: clique em suas configurações (na roda dentada do canto superior direito), depois em “configurações de evento” e “notificações”.
Aí, é só mudar as notificações de “Alertas” para “Notificações de Desktop”. Assim, as notificações apareceram, de maneira silenciosa e no canto da tela, sendo menos invasiva e continuando visível.
Compartilhe o seu calendário com a sua equipe de trabalho
Essa é uma boa dica para quem usa o Google Calendar para sua empresa. Você pode otimizar a produtividade da sua equipe compartilhando os seus calendários com os outros integrantes e vice-versa.
É possível controlar quem pode visualizar e editar o seu calendário.
Isso pode acabar com os conflitos de horário do seu setor, já que cada membro da equipe terá acesso ao que o colega de trabalho está fazendo durante o período.
Essa é uma excelente maneira de otimizar a produtividade no dia a dia, evitando interrupções e arrumando horários livres com mais facilidade para a realização de reuniões em sua empresa.
Como vimos, o Google Calendar é uma ferramenta que tem muito mais potencial do que nós imaginamos, basta que saibamos usá-las.
Não perca mais tempo e use a ferramenta em sua empresa e para sua vida pessoal.
Gostou? Confira mais dicas em nosso blog. Conheça o nosso serviço de Hospedagem de Site.
Gostou de nosso post? Compartilhe:
