Existem muitos métodos de organização bastante conhecidos no ambiente corporativo. Um deles é o método Kanban, que é considerado ultrapassado para alguns, mas para a grande maioria se mostra um meio muito eficiente de organização empresarial e pessoal.
O que é Kanban?
Como o nome já denuncia, o Kanban surgiu no Japão. Tudo começou nos anos 60, quando a Toyota, uma das maiores montadoras de veículo do mundo, passava por uma situação bem difícil, beirando a falência.
Na época, a empresa precisava passar por uma modernização, mas esbarrava na escassez de recursos. E qual foi a saída para o problema? Exatamente, implantar uma nova metodologia de gestão.
A partir daí, os donos da Toyota implantaram um sistema de administração de produto, o JIT (Just in Time) e também o método kanban, que foi inspirado na prática americana, de repor o estoque assim que uma mercadoria fosse vendida, sem esperar que as peças acabassem.
Em português, o termo kanban significa tabuleiro e é justamente isso que ele propõe. Na prática, o método se caracteriza pela utilização de post-its (blocos de notas coláveis) e de um quadro. Através desse estímulo visual, se torna possível ter uma noção exata do andamento do fluxo de trabalho de sua empresa, de maneira simples.
Para dar um exemplo prático, podemos citar o funcionamento de um diário de notícias. Imagine que o jornal precise de 10 matérias para a sua próxima edição. Então, vamos lá, aplicando a metodologia kanban, um quadro seria dividido em três partes, são elas: matérias a fazer, matérias em andamento e matérias concluídas.
Assim, cada matéria seria resumida em um post-it e conforme elas fossem sendo produzidas e aprovadas, elas iriam andando para a próxima fase do quadro. Dessa maneira, você irá poder visualizar com clareza como está o andamento de produção para a próxima edição de um jornal.
Bem simples, não acha? Foi assim que a Toyota superou a crise. Através do kanban, o fluxo de trabalho melhorou bastante, já que os funcionários poderão enxergar melhor o que precisavam fazer, integrando com mais eficiência todos os setores da empresa.
A utilização do método auxiliou a empresa não só a aumentar a produtividade no trabalho, como também a diminui o desperdício de peças e de colaboradores. Apesar desse método ser bastante antigo, ele continua mostrando resultado nos dias de hoje.
Hoje em dia, o kanban já é adaptado inclusive para plataformas online como o Trello, por exemplo. Mesmo que seja possível outros métodos de organização, você tem que concordar que resumir sua organização a um quadro é meio bastante enxuto e simples de manter o controle sobre o seu negócio.
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Como aplicar o método kanban na minha agência de marketing?
Você pode pensar que esse método funciona apenas em montadoras ou empresas que cumpram funções industriais, mas o kanban pode ser aplicado em qualquer empresa, inclusive em sua agência de marketing.
Aliás, reduzir a organização de sua equipe de marketing digital a um quadro pode fazer toda a diferença. Por ser uma metodologia bastante visual, é possível gerir com mais propriedade, aumentando a produtividade e controlando o andamento de todas as campanhas de sua agência.
A intenção do kanban é facilitar o andamento de seu fluxo de trabalho, podendo descriminar todas as tarefas necessárias em um projeto e controlar a execução das mesmas. Por isso, esse método é essencial para uma agência de marketing, que geralmente executa um trabalho complexo e precisa de meios que tornam sua organização mais flexível.
Por exemplo, se a sua equipe está com dificuldades recorrentes de entregar projetos dentro do prazo, adotar o kanban pode ser a solução para que como gestor você consiga manter tudo sobre o controle, dividindo as ações e garantindo a execução das tarefas a tempo.
O quadro kanban pode ser impresso ou digital e serve para auxiliar no controle de todo o fluxo de produção dos projetos de marketing da sua agência. Além de dividir as tarefas por etapas, é possível adicionar comentários e destrinchar as ações com mais clareza para seus colaboradores.
O primeiro passo para implantar o método kanban em sua agência é fazer com que todos os seus colaboradores saibam o que a metodologia significa e como ela funciona. É preciso salientar que será responsabilidade deles manter o quadro organizado, e principalmente, atualizado.
Kanban virtual?
Outro ponto importante é determinar uma excelente localização para o quadro. Se ele for digital, onde ele estará armazenado? Na nuvem? Compartilhado entre uma de computadores? E se ele for impresso, em qual local do escritório, ele deve ficar?
Responder a essas perguntas é essencial, afinal não adianta nada utilizar o método se os funcionários não o verão o tempo todo. O local deve ser extremamente visível, para estimular o contato direto e a colaboração entre todos os membros de sua equipe.
Depois disso é hora de testar se o método dá resultado. A princípio sua eficiência é comprovada, mas muitas vezes, para funcionar o kanban precisa ser testado e passar por algumas modificações. E como sabemos que a metodologia está dando certo? Quando toda a sua equipe conseguir entregar projetos dentro do prazo e cada funcionário ter autonomia sobre suas responsabilidades.
Uma boa dica é utilizar ferramentas digitais para auxiliar sua equipe de marketing. Através destas é possível acompanhar em tempo real, o andamento de todos os seus projetos e controlar a execução das tarefas. Teste alguns serviços e veja qual é o mais funcional e simples, ou seja, a qual serviço seus funcionários se adaptaram mais rapidamente.
Aplicar essa metodologia em sua agência de marketing pode ser o meio mais eficaz de aumentar sua produtividade e economizar recursos, já que outros métodos costumam ser mais complexos e custosos para serem implementados no ambiente corporativo.
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