Com uma necessidade de performances cada vez mais alta, as empresas de TI (tecnologia da informação) tem buscado a adoção de maneiras que podem ajudar a otimizar a produtividade do trabalho, diminuindo os erros e organizando todos os processos.
Em meio a essa preocupação, muitos empreendedores do setor tem adotado a ferramenta 5W2H. Cinco dáblio, o que? Sim, eu sei que é complicado pronunciar essa sigla e ela parece bastante estranha, mas calma, ela pode ser uma peça chave para melhorar os resultados de sua empresa.
Técnica 5W2H
É uma ferramenta de produtividade que tem como bases algumas regaras que podem ajudar os profissionais de TI a realizarem um planejamento mais assertivos de projetos, com estratégias mais claras, tornando a execução das tarefas mais rápidas e claras.
Essa técnica irá otimizar toda a sua estrutura de TI, desde a hospedagem de sites até os servidores da empresa!
5W2H Empresa
As perguntas da ferramenta 5W2H podem e devem ser aplicadas na sua empresa! Essas setes diretrizes do 5W2H se referem as expressões em inglês que começam com a letra W e com a H. São elas:
- What (O que?): Para especificar qual é o projeto que será desenvolvido, modificado e para determinar os objetivos que devem ser alcançados.
- Why (Por que?): Para explicar por que tal processo precisa ser feito, mostrando sua importância de sua realização para uma empresa.
- Where (Onde?): Para saber onde o projeto será realizado e quais são os setores ou profissionais responsáveis por ele.
- Who (Por quem?): Para determinar quem são os colaboradores que participarão do projeto e descriminar qual é a função de cada um em cada etapa do projeto.
- How (Como?): Essa parte serve para determinar quais são as ações e as fases necessárias para o desenvolvimento de um projeto, determinado todo o cronograma e o prazo para entrega do material.
- How much (Quanto Custa?): Para especificar quais são os custos necessários para realizar o processo. Determinando a necessidade de materiais e de recursos humanos para a execução do projeto.
Como já deu para perceber, a intenção do método 5W2H é destrinchar todos os pontos necessários para a realização de um projeto com a maior objetividade possível. Por isso, essa ferramenta se mostra bastante eficiente para a gestão de projetos.
Através dessa estratégia é possível criar planejamentos estratégicos que alinharão o pensamento de toda a sua equipe e dará autonomia para que cada profissional exerça suas responsabilidade com segurança.
Ferramenta 5W2H
Em qualquer empresa ou setor de TI, é preciso montar um plano de ação. Esse planejamento é essencial para definir tudo o que é necessário para a realização de um projeto e a gestão dos serviços.
Através dele é possível fazer a seleção dos profissionais e das tecnologias que serão utilizadas, estimar valores, entre outros pontos importantes. E com a ajuda da ferramenta 5W2H, é possível questionar todos os quesitos para otimizar ainda mais esses processos, solucionando problemas e eliminando erros na execução.
Exemplos de 5W2H
Confira abaixo como aplicar cada diretriz do 5W2H em sua gestão de TI:
What
Nessa parte inicial é preciso identificar quais são os objetivos do projeto, identificando todas as funcionalidades e sistemas importantes para sua realização. Aqui é o pontapé que determinar quais dados são necessários e como eles serão executados e entregues.
Entre outros pontos, é preciso destrinchar algumas questões como tipos de arquivos a serem utilizados, regras, divisão das etapas do projetos, fornecedores e profissionais necessários para a realização, etc.
Why
Na parte do “Why” é necessário determinar os motivos para a adoção de certas tecnologias e a necessidade real de tal projeto, deixando claro sua importância para o mercado, abordando quais problemas resolve e por que deve ser adotado.
Devem ser respondidas questões como: Quais problemas o software resolve, por que usar certas tecnologias, por que adotar sistemas de gestão ou quais são as vantagens de ter um blog no WordPress.
Who
É a hora de saber quais são os profissionais que estarão envolvidos no projeto e determinar quais são as funções que cada um exercerá em cada etapa do processo.
Aqui é preciso ser o mais específico possível. Para que seus colaboradores tenham autonomia para realizar tarefas, seu plano deve descriminar claramente que ficará responsável pelo que.
When
Essa é uma parte muito importante para a realização de qualquer projeto. É hora de determinar o cronograma e o prazo de entrega de cada etapa do processo.
É preciso determinar quando a solução deve estar disponível para o público, quando os investimentos necessários devem ser realizados e em quais datas cada fase do projeto deverá estará pronta.
Where
Agora, é hora de definir a logística de todo o processo. Nessa parte é preciso organizar todos os pontos estruturais do projeto e determinar quando e onde os recursos serão aplicados. É preciso pensar em algumas questões, como: como a estrutura será implantada, onde o suporte atuará, o projeto inclui localizações virtuais ou também físcias, etc.
How
Aqui é preciso definir como a gestão de TI atuará em que cada etapa do processo para que o projeto seja desenvolvido em toda a sua plenitude.
É preciso pensar como cada etapa será desenvolvida e por que ela será desenvolvida daquela maneira. Pensando no futuro, responda a certos questionamentos, como por exemplo, onde o sistema será instalado, como os clientes terão acesso, como os profissionais devem desenvolver suas habilidades, como será feita a comunicação entre dados e colaboradores, etc.
How much
O setor de TI costuma ter um orçamento bastante limitado. Por isso, é importante pensar quais serão os recursos realmente necessários para a realização de um projeto.
Nessa parte busque saber quanto será gasto, entre gastos com funcionários, licenças de softwares, infraestrutura, equipamentos, etc.
A ferramenta 5W2H será bastante eficiente para sua equipe de TI se organizar e atender melhor as necessidades de sua empresa. Elaborar um plano de ação com base nesse método pode garantir uma comunicação ágil e um trabalho mais produtivo.
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