5W2H em TI como usar essa ferramenta? Dica de Gestão!

13/06/2018 às 20:26 Marketing

5W2H em TI como usar essa ferramenta? Dica de Gestão!

Com uma necessidade de performances cada vez mais alta, as empresas de TI (tecnologia da informação) tem buscado a adoção de maneiras que podem ajudar a otimizar a produtividade do trabalho, diminuindo os erros e organizando todos os processos.

Em meio a essa preocupação, muitos empreendedores do setor tem adotado a ferramenta 5W2H. Cinco dáblio, o que? Sim, eu sei que é complicado pronunciar essa sigla e ela parece bastante estranha, mas calma, ela pode ser uma peça chave para melhorar os resultados de sua empresa.

O que é 5W2H?

É uma ferramenta de produtividade que tem como bases algumas regaras que podem ajudar os profissionais de TI a realizarem um planejamento mais assertivos de projetos, com estratégias mais claras, tornando a execução das tarefas mais rápidas e claras.

As setes diretrizes do 5W2H se referem as expressões em inglês que começam com a letra W e com a H. São elas: What, Why, Where, Who e When, How e How much. Esse é o motivo da sigla 5W2H, entendeu agora?

Basicamente, cada uma das diretrizes aponta as necessidades para a realização de algum projeto, confira:

What (O que?): Para especificar qual é o projeto que será desenvolvido, modificado e para determinar os objetivos que devem ser alcançados.

Why (Por que?): Para explicar por que tal processo precisa ser feito, mostrando sua importância de sua realização para uma empresa.

Where (Onde?): Para saber onde o projeto será realizado e quais são os setores ou profissionais responsáveis por ele.

Who (Por quem?): Para determinar quem são os colaboradores que participarão do projeto e descriminar qual é a função de cada um em cada etapa do projeto.

How (Como?): Essa parte serve para determinar quais são as ações e as fases necessárias para o desenvolvimento de um projeto, determinado todo o cronograma e o prazo para entrega do material.

How much (Quanto Custa?): Para especificar quais são os custos necessários para realizar o processo. Determinando a necessidade de materiais e de recursos humanos para a execução do projeto.

Como já deu para perceber, a intenção do método 5W2H é destrinchar todos os pontos necessários para a realização de um projeto com a maior objetividade possível. Por isso, essa ferramenta se mostra bastante eficiente para a gestão de projetos.

Através dessa estratégia é possível criar planejamentos estratégicos que alinharão o pensamento de toda a sua equipe e dará autonomia para que cada profissional exerça suas responsabilidade com segurança.

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Como aplicar a ferramenta 5W2H em TI?

Em qualquer empresa ou setor de TI, é preciso montar um plano de ação. Esse planejamento é essencial para definir tudo o que é necessário para a realização de um projeto e a gestão dos serviços.

Através dele é possível fazer a seleção dos profissionais e das tecnologias que serão utilizadas, estimar valores, entre outros pontos importantes. E com a ajuda da ferramenta 5W2H, é possível questionar todos os quesitos para otimizar ainda mais esses processos, solucionando problemas e eliminando erros na execução.

Confira abaixo como aplicar cada diretriz do 5W2H em sua gestão de TI:

What

Nessa parte inicial é preciso identificar quais são os objetivos do projeto, identificando todas as funcionalidades e sistemas importantes para sua realização. Aqui é o pontapé que determinar quais dados são necessários e como eles serão executados e entregues.

Entre outros pontos, é preciso destrinchar algumas questões como tipos de arquivos a serem utilizados, regras, divisão das etapas do projetos, fornecedores e profissionais necessários para a realização, etc.

Why

Na parte do “Why” é necessário determinar os motivos para a adoção de certas tecnologias e a necessidade real de tal projeto, deixando claro sua importância para o mercado, abordando quais problemas resolve e por que deve ser adotado.

Devem ser respondidas questões como: Quais problemas o software resolve, por que usar certas tecnologias, por que adotar sistemas de gestão ou modificar um modelo.

Who

É a hora de saber quais são os profissionais que estarão envolvidos no projeto e determinar quais são as funções que cada um exercerá em cada etapa do processo.

Aqui é preciso ser o mais específico possível. Para que seus colaboradores tenham autonomia para realizar tarefas, seu plano deve descriminar claramente que ficará responsável pelo que.

When

Essa é uma parte muito importante para a realização de qualquer projeto. É hora de determinar o cronograma e o prazo de entrega de cada etapa do processo.

É preciso determinar quando a solução deve estar disponível para o público, quando os investimentos necessários devem ser realizados e em quais datas cada fase do projeto deverá estará pronta.

Where

Agora, é hora de definir a logística de todo o processo. Nessa parte é preciso organizar todos os pontos estruturais do projeto e determinar quando e onde os recursos serão aplicados. É preciso pensar em algumas questões, como: como a estrutura será implantada, onde o suporte atuará, o projeto inclui localizações virtuais ou também físcias, etc.

How

Aqui é preciso definir como a gestão de TI atuará em que cada etapa do processo para que o projeto seja desenvolvido em toda a sua plenitude.

É preciso pensar como cada etapa será desenvolvida e por que ela será desenvolvida daquela maneira. Pensando no futuro, responda a certos questionamentos, como por exemplo, onde o sistema será instalado, como os clientes terão acesso, como os profissionais devem desenvolver suas habilidades, como será feita a comunicação entre dados e colaboradores, etc.

How much

O setor de TI costuma ter um orçamento bastante limitado. Por isso, é importante pensar quais serão os recursos realmente necessários para a realização de um projeto.

Nessa parte busque saber quanto será gasto, entre gastos com funcionários, licenças de softwares, infraestrutura, equipamentos, etc.

A ferramenta 5W2H será bastante eficiente para sua equipe de TI se organizar e atender melhor as necessidades de sua empresa. Elaborar um plano de ação com base nesse método pode garantir uma comunicação ágil e um trabalho mais produtivo.

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