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10 passos para reuniões eficientes

10 passos para reuniões eficientes

04/11/2017 às 14:12WordPress

Parte significativa do sucesso de sua marca online está diretamente relacionada à sinergia de sua equipe, ou seja, ao modo como que as pessoas envolvidas com o seu negócio virtual conseguem se interagir positivamente e trocar energias que realmente desaguem na qualidade de seu projeto. Para tanto, bons líderes devem atuar em favor desse cenário, trabalhando com dinâmicas que realmente extraiam o melhor de seu grupo, suas potencialidades, individualidades e opiniões mediante os rumos a que os negócios estão tomando.

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Nesse contexto, a realização de reuniões de equipe, por exemplo, pode passar despercebida, mas é uma atividade que requer planejamento e uma atenção específica. Teoricamente, uma reunião de equipe se refere a assuntos a serem discutidos, à intervenção de todos os membros do grupo e à tomada de decisões a respeito do seu projeto; todavia, nem sempre as coisas são tão simplistas assim. Reuniões maçantes, divergentes ou dispersas acontecem muito mais vezes do que o esperado, o que as torna ineficazes, improdutivas. Se o tempo das pessoas é cada vez mais valioso, como fazer para que ele não seja desperdiçado com ocasiões que não levam a nada, mas apenas faz com que as pessoas se preocupem e se estressem? Mas, o que deve ser priorizado para que a sua reunião seja cada vez mais eficiente? Conheça nossas 10 dicas sobre essa dinâmica:

1 – Planeje-se e centralize a pauta de sua reunião. Não ter um assunto em foco na hora de reunir a equipe de trabalho é desmotivador, é perda de tempo. A sensação deixada é que tendo tanto trabalho a ser efetivamente cumprido, estar ali é bobagem, é tempo perdido. Ter uma pauta clara e detalhada e anteriormente já compartilhada com o grupo é sinal de que todos estarão ali já tendo pensado na forma mais colaborativa de participarem dessa reunião;

2 – Atente-se para a escolha do momento mais certo para uma reunião. Nada de encontros perto do horário do almoço ou ao final do expediente, isso porque é impossível se concentrar e dedicar atenção necessária à reunião quando a barriga ronca de fome ou os bocejos não param de tanto cansaço. A hora certa para discutir pautas relevantes é essencial para que o melhor de cada um da equipe seja explorado, logo, horários que inviabilizem desculpas para sair mais cedo, atrasar-se ou não comparecer devem ser descartados;

3 – Selecione as pessoas certas para sua reunião. Nem sempre todo o grupo é necessário para sua reunião, assim como, nem sempre é possível que todas as pessoas necessárias compareçam ao encontro. A escolha das pessoas passa pela capacidade que você tem de filtrar a relevância de sua contribuição naquele momento; chamar peças-chave para uma discussão, de modo que ela só termine quando a resolução foi acordada é saber finalizar uma reunião com êxito. Quanto aos demais membros, cuja presença é dispensável, o relatório do encontro pode apenas ser informado por e-mail, por exemplo;

4 – Delegue funções com muita objetividade. Isso quer dizer que por mais que as atividades online sejam diversificadas, maleáveis e dinâmicas e que, ao final das contas, os membros da equipe costumem desenvolver várias funções, é essencial que cada participante saiba exatamente qual é a sua responsabilidade dentro do projeto, de modo que, em uma reunião; a fala e as apresentações dos membros podem ser muito bem delineadas e linkadas com as atividades dos outros, tornando essa dinâmica fluida, organizada e sem atropelos;

5 – Gerencie o tempo como um relógio. É preciso que haja um responsável pela manutenção da duração da reunião, das falas, das intervenções, das considerações, da elaboração da ata ou do relatório. Isso porque é importante que nenhuma pauta seja esquecida ou nenhum assunto exceda o tempo de discussão;

6 – Não fuja da pauta. Não se trata apenas de prolixidade, mas de não respeitar o que foi previamente acordado com os membros do grupo. Assuntos intempestivos que surgem e que devem ser incluídos na discussão são coisas muito diferentes de divagações que nada têm a ver com o seu projeto. A dica é: se sobrar um tempo ao final da reunião, é importante que pautas extras possam ser debatidas, e, caso essas pautas sejam muito específicas e divirjam do assunto em voga, mas que, todavia, ainda façam parte dos assuntos do projeto, sua inclusão com mais detalhes em outra reunião é uma boa ideia. Se um desses assuntos inesperados é sobre a necessidade que a sua marca tenha uma página online, isso não é mais um problema: com apenas R$ 29,90 por mês, é possível contar com os serviços de Hospedagem com WordPress;

7 – Faça da sua reunião um observatório. Nessas reuniões é possível atentar-se às reações dos participantes mediante as discussões e apresentações feitas. Antes de tudo, reunir-se é uma prática social que revela muitos comportamentos que podem ser transferidos para a atuação profissional das pessoas. Opiniões retraídas, expressões de desapontamento ou divergência, braços cruzados, vozes exaltadas, interrupções da fala do outro, podem demostrar que não necessariamente aquela pessoa lida positivamente com o trabalho em equipe, devendo estar atento às suas funções no projeto. Nessas ocasiões talentos também podem ser descobertos, se um profissional descreve com facilidade como criar um blog, mas está no setor de estoque do seu produto, é hora de repensar sua estratégia. Que tal colocá-lo para cuidar de um blog para a sua marca? Mas, em casos mais tensos, uma boa intervenção é instigar os participantes não a criticarem os apontamentos alheios, mas a aperfeiçoarem o que não acharem ideias boas;

8 – Nunca se esqueça de registrar o que foi discutido na reunião. Atas, relatórios ou minutas não são meros documentos, mas a maneira de formalizar e de provar os pontos debatidos durante o encontro. Esses documentos são usados quando queremos relembrar ou frisar o projeto que foi desenvolvido na reunião para que, futuramente, ele de fato seja posto em ação, levando em consideração as observações da equipe;

9 – Findada a reunião, faça o plano de ação. Listar todas as decisões, designar os responsáveis por cada tarefa, esmiuçar o passo a passo de cada atividade e definir os prazos de entrega e execução dos serviços é o que chamamos de plano de ação. Para que uma reunião realmente tenha sido bem-sucedida, a listagem desses pontos deve ser clara, pois, isso quer dizer, que o objetivo foi alcançado, que daquela reunião algo efetivo resultou;

10 – Respeite o grupo. Se sua posição é a de líder, entenda que a sinergia do grupo depende do modo como que você lida com ele e como que o grupo lida entre os seus. A unidade de uma equipe, assim como o sucesso de seus negócios online, perpassa a reciprocidade do respeito: ouvir e ser ouvido, reconhecer e ser reconhecido. A oportunidade de fazer com que todos se sintam fundamentais para o projeto é algo facilmente conseguido em uma reunião.

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