Reuniões por videoconferência: como fazer

06/07/2018 às 14:40 Ajuda

Reuniões por videoconferência: como fazer

É verdade que o mundo digital possui muitas desvantagens no que diz respeito ao trabalho.

As formas de trabalho mudaram muito e é necessário se adaptar a diferentes ambientes e situações o tempo todo, os tipos de relações pessoais mudaram, alguns empregos ficaram obsoletos, entre muitas outras coisas.

Mas ao mesmo tempo é inegável que esse mundo trouxe muito mais vantagens. É só pensar em como é possível ter contato com alguém que mora no Japão ao mesmo tempo em que você está trabalhando no Brasil.

Isso pode até parecer normal, mas era algo inimaginável há pouco tempo atrás. E quando falamos nas vantagens que o mundo digital trouxe para o ambiente de trabalho, é impossível não falarmos de videoconferências.

Elas estão por toda parte hoje em dia e transformaram a forma como as pessoas encaram a forma de fazer reuniões no ambiente de trabalho.

Quer aprender como fazer reuniões por videoconferência? É exatamente sobre esse assunto que o texto de hoje vai tratar. Confira e aprenda a melhorar cada vez mais a sua forma de fazer reuniões.

O que são Videoconferências?

Para quem não sabe do que se trata, é importante darmos uma pequena resumida para que o texto possa ser melhor aproveitado.

Uma videoconferência é basicamente uma conexão visual ao vivo entre duas ou mais pessoas que residem em locais separados para fins de comunicação.

Elas não são feitas necessariamente por motivos profissionais, mas são uma ótima ferramenta.

Na sua forma mais simples, a videoconferência fornece transmissão de imagens estáticas e texto entre dois locais.

Em sua forma mais sofisticada, ela fornece transmissão de imagens de vídeo em movimento total e áudio de alta qualidade entre vários locais.

Esse tipo de reunião alternativa se popularizou muito com o uso do Skype, mas hoje existem diversos programas inclusive voltados para reuniões profissionais e que possuem diversas ferramentas para auxiliar a comunicação entre as pessoas.

Agora que você já entendeu o que é, do que se trata e porque esse tipo de reunião é tão útil e tão usado hoje em dia no mundo dos negócios, nós vamos dar algumas dicas de como fazer reuniões por videoconferência. Vamos lá?

Previna-se dos Problemas Técnicos

Antes de mais nada, é importante que você tenha certeza que não haverá problemas técnicos.

Certificar-se de que sua conexão está funcionando e que ela não vai cair durante a reunião é um passo simples, mas que vai ser de grande ajuda para você.

O mesmo vale para o hardware e a máquina que você for usar para fazer a sua videoconferência.

Imagine você em uma situação onde precisa falar com um cliente que está fechando negócio e seu computador trava ou sua conexão cai.

Isso pode ser aceitável uma vez, mas se acontecer constantemente, você pode perder a confiança do cliente.

Outra coisa ainda mais comum é ter problemas com o áudio ou com o vídeo, travando ou picotando. Isso pode tirar a paciência de alguém rapidamente.

O mesmo vale para reuniões com parceiros ou até mesmo com superiores da empresa. Essa dica pode parecer algo muito simples, mas é uma dica extremamente valiosa exatamente por sua simplicidade.

Não deixe que isso passe despercebido e esteja atento aos pequenos detalhes, eles vão fazer toda a diferença no final.

Você já conhece o nosso serivço de Servidor Dedicado? Clique no link e saiba mais sobre esse serivço que pode ajudar a transformar o seu negócio online para melhor!

Trabalho e Vida Pessoal Separados

Modos são importantes na vida real e continuam sendo no mundo virtual. Por isso, é necessário sabe se portar diante de uma reunião, mesmo que ela esteja sendo feita por vídeo.

Isso é algo perigoso ainda mais hoje em dia, quando existe um número enorme de pessoas que trabalham de suas casas.

É importante saber que não se deve misturar o ambiente mesmo que você more lá, o que significa que todo tipo de inconveniência deve ser deixado de lado.

É claro que imprevistos acontecem, principalmente quando você trabalha em casa.

Mas o importante é fazer com que esses imprevistos sejam raras exceções e saber separar o trabalho de sua vida pessoal, especialmente nas reuniões com clientes.

Essa segunda dica de como fazer reuniões por videoconferência é uma das mais valiosas.

Cuidado com as Distrações

Quando você está no computador, qualquer nova aba ou nova janela que pode ser aberta se torna atrativa.

Isso fica ainda mais perigoso hoje em dia com o crescimento do número de funções do smartphone. Isso porque nosso dia a dia funciona dessa forma estamos muito acostumados a isso.

Porém, quando se trata de reuniões, você precisa aprender a se controlar.

Por mais que essa outra aba ou janela seja de um assunto de trabalho, a pessoa que está do outro lado do vídeo não sabe disso e ela pode se incomodar com a situação se perceber que a sua atenção não está totalmente focada na reunião.

Uma boa dica para fazer com que uma reunião por videoconferência corra bem é desativar momentaneamente qualquer programa ou aplicativo que possa servir como distração, a não ser que seja extremamente urgente.

Nesses casos, é importante você avisar para a pessoa que está fazendo reunião com você que algo pode vir a acontecer.

Na maioria dos casos, o assunto da reunião é a coisa mais importante para você naquele momento. O resto você pode deixar para depois.

Aprender como fazer reuniões por videoconferência não é uma tarefa muito difícil.

Na maioria dos casos ter atenção com todos os aspectos técnicos e saber se portar dentro desse ambiente são as principais dicas para que você consiga fazer com que ela seja um sucesso.

Reuniões por videoconferência podem ter diversos fins, elas podem acontecer entre empresa e cliente, entre parceiros de trabalho, entre o funcionário e seu superior e em muitos outros casos. O importante é entender que todas elas possuem importância e que você pode usá-las para ganhar cada vez mais experiência.

Ninguém se torna especialista da noite para o dia, mas para melhorar é necessário pesquisar e aprender um pouco mais sobre o assunto todos os dias.

E com reuniões não é diferente, por isso todas essas dicas são muito valiosas. 

Gostou de nosso post? Compartilhe: