Gestão de tempo: Como minha empresa deve fazer?

Gestão de tempo: Como minha empresa deve fazer?

11/01/2018 às 23:45Marketing

A gestão de tempo é termo que normalmente se aplica ao cotidiano das pessoas comuns, porém, tem sido usado para ambientes corporativos como uma das ferramentas da boa administração. Vamos conhecer como essa técnica pode ajudar a sua empresa?

Para entender a importância da gestão de tempo nas empresas, é interessante apontar situações bem comuns:

- Constantes atrasos na entrega de mercadorias ou na prestação de serviço;

- Os processos internos demoram mais do que o normal;

- Demora no feedback ao cliente;

- Funcionários sempre sobrecarregados, acumulando serviço e horas-extras;

- Desorganização na divisão tarefas, as não urgentes sempre estão na frente das urgentes.

Se sua empresa enfrenta problemas dessa natureza, ela precisa adotar estratégias de gestão de tempo, e até mesmo investimentos de diferentes naturezas, desde implantação de melhores canais de comunicação até adotar um sistema de gestão empresarial (ERP ) eficiente.

Mas, afinal: o que é gestão de tempo?

Conceito de gestão de tempo

Entende-se gestão de tempo como um conjunto de ações que visam planejar e melhor distribuir, as atividades rotineiras de uma empresa. Uma definição simples, porém, colocar em prática é o grande desafio.

A ideia central na gestão de tempo é analisar o que engessa os processos de uma empresa, e depois propor melhorias para evitar esses gargalos.

Um gestor que procure soluções dessa natureza, irá se preocupar com detalhes variados, tais como:

- Localização do prédio da empresa – isso incide desde a locomoção dos seus colaboradores e seus fornecedores;

- Forma de realizar as tarefas – analisar se os procedimentos de manufatura ou de venda estão corretos;

- Estudar novas formas técnicas para otimizar o serviço, etc.

E como sua empresa poderá adotar uma gestão de tempo, para melhorar suas dinâmicas? Vejamos a seguir algumas dicas.

Como montra sua estratégia de gestão de tempo?

Para sua empresa não ter prejuízo devido a ingerência do tempo, montamos aqui uma lista com dicas que ajudarão a ajustar processos rotineiros do trabalho.

1 – Quadro de prioridades – os diferentes setores dentro de uma empresa terão formas distintas de montar uma lista com tarefas que devem ser o pontapé inicial do dia. As prioridades devem ser definidas pela equipe junto com o gestor, serão traçadas e devem ser finalizadas. O intuito é sempre começar o dia seguinte zerado, ou com o mínimo de atividades.

2 – Não sobrecarregar – os gestores de uma empresa devem estar atentos a esse detalhe: não se deve sobrecarregar um funcionário. Não é economia encher um funcionário com muitas responsabilidades. Pelo contrário, tornará o setor instável, e o mínimo de falta dele, o serviço vai por água abaixo.

O correto é sempre reavaliar as funções de cada membro da equipe, e quando necessário treinar ou colaborador para assumir algumas responsabilidades, e se possível contratar. Não vale ficar com funcionários sobrecarregados ao ponto de explodir, comprometendo inclusive a imagem da empresa.

3 – Elimine distrações – hoje com o advento das redes sociais, é comum ouvir que muito funcionários perdem tempo com “atividades extras” na internet. Isso realmente atrapalha e a empresa precisará ser rígida nesse aspecto, ou ter uma relação de confiança sólida com seu time.

É claro que nesse caso a segunda opção é mais louvável, e talvez mais eficaz para livrar sua empresa de uma palavra que persegue a todos: procrastinação.

4 – Invista em ferramentas – muito tempo é perdido pela falta de tecnologia em seus processos. Pequenas e médias empresas demoram a realizar investimentos na criação de suas mídias digitais, como sites, por exemplo. E ter retorno de seus clientes. O que atrapalha muito no processo de pós-venda.

Então vale a pena ir busca ferramentas digitais, para dar dinâmica a empresa. Imagine ter todo seu controle financeiro anotado em cadernos? Um processo inadmissível nos dias de hoje já que existem ótimos softwares de gestão financeira.

Gestão de tempo é mudar a visão da empresa

É uma afirmativa verdadeira. Para conseguir enquadrar sua empresa numa estratégia de gestão de tempo positiva, a visão estratégica da organização precisará se ampliar. Não adianta ficar preso a processos já ultrapassados, só por que deram certo no início.

Investir na gestão de tempo é uma forma de alavanca seus lucros, bastante eficiente. Mudanças simples de comportamento empresarial, já trará resultado significativos.

Acompanhe nossoblogcom dicas de gestão empresarial para seu negócio. 

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