Uma das principais dificuldades de uma agência para atrair mais clientes é a falta de produtividade.
Com uma capacidade de recursos limitados, as agências menores não conseguem ter uma grande carteira de clientes e não ampliam seus quadros de funcionários.
E um dos principais motivos que impedem o crescimento das agências são a falta de agilidade nos processos, o que impacta diretamente na produtividade de toda a equipe.
Por isso, fizemos esse texto, para lhe trazer dicas valiosas e finalmente dar fim a improdutividade no seu negócio.
É lógico que ferramentas que melhoram a concentração como a técnica Pomodoro, por exemplo, o uso de meditação, a organização das tarefas são medidas bastante utilizadas nas agências atualmente.O problema é que estes métodos ajudam bastante, mas de maneira individual.
E é por isso que estas soluções não atendem as suas necessidades.
Para fazer a sua agência de comunicação dobrar a produtividade é preciso tomar medidas que vão impactar sua equipe como um todo.
É preciso entender como é possível realizar ações que possam melhorar não só a produtividade individual, mas que possam fazer total diferença na produtividade de sua equipe.
Por ser um ramo que exige bastante proatividade, é preciso sempre estar se adequando as tendências do mercado de marketing e comunicação.
Quanto mais produtiva for a sua equipe, mais clientes e mais resultados você tende a ter.
Ter uma equipe que não consegue ser produtiva é um grande risco, afinal isso pode fazer com que você não consiga atingir as expectativas de seus clientes e torne ainda mais difícil conquistar novos clientes.
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O que acaba prejudicando a produtividade das agências?
Bom, antes de darmos as dicas para que você consiga dobrar a produtividade da sua agência, vamos falar um pouco mais sobre o que prejudica a produtividade. A primeira falha é criação de péssimos briefings.
A falta de padrão no briefing pode gerar muitos problemas na hora de gerar resultados para seus clientes e montar um planejamento de marketing digital pouco assertivo.
Um briefing com poucas informações é um caminho para aumentar o retrabalho e gerar modificações com uma estratégia sendo posta em prática.
Outro erro que prejudica bastante a produtividade de uma agência é a falta de um organograma e a definição de uma estrutura de trabalho.
Isso acaba gerando conflitos entre profissionais de sua empresa, por que gera dúvidas sobre funções, método de trabalho, etc.
Quando não se tem um processo claro, as ações perdem produtividade, por que não há um caminho para que os profissionais sigam.
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Por último, a falta de gestão é o principal problema que prejudica a produtividade da sua agência.
Quando a gestão é mal executada, acabam ficando de fora processos, análise de dados e isso aumenta o retrabalho, faz com que você tome decisões erradas, etc.
Agora sim! Confira como dobrar a produtividade da sua agência:
Definição de workflow
O workflow é basicamente o fluxo de trabalho e uma agência produtiva depende muito dele.
Esse é o primeiro passo para que você consiga estabelecer processos e evitar erros operacionais que geram retrabalho e faz com que sua agência perca clientes.
Ter um workflow bem definido deve ajudar também na correção dos erros em processos operacionais que seus colaboradores vêm cometendo.
Por isso, para definir o workflow, será preciso primeiro analisar todo o fluxo de trabalho já existente e mapear todos os processos para ver como é possível redefini-los.
Determine prazos, funções, métodos de trabalhos, metas de resultados, entre outros fatores que possam ajudar os profissionais da sua agência a serem mais produtivos.
Detalhar todo o fluxo de trabalho da sua agência é essencial para diminuir as chances de erros que possam atrasar o cumprimento dos prazos para entrega de trabalhos.
Tenha uma boa comunicação interna
Com o workflow definido, é hora de cuidar da comunicação interna.
É preciso criar métodos para mudar a cultura da sua agência, apostando em uma transformação que influencie diretamente na produtividade.
Você pode, por exemplo, implementar novas ferramentas de gestão para facilitar a vida de todos os funcionários.
Se preciso, faça reuniões e treinamentos com a sua equipe para que eles possam absorver melhor todas as mudanças.
Mostre aos colaboradores as vantagens que possuem nas mudanças e faça com que as novas ferramentas possam ser implementadas e que os funcionários possam se ambientar em muito pouco tempo.
Isso pode ajudar a incorporar melhor as mudanças a sua agência, fazendo com que a produtividade aumente em pouco tempo.
E claro, com a melhora você deve ressaltar a força de sua equipe, demonstrando resultado e agradecendo pela adesão deles as novas ferramentas de trabalho.
Ponha metas de produtividade
Com os processos estabelecidos, sua produtividade tende a aumentar e com isso será preciso criar ferramentas para medir esse crescimento.
Existem muitas ferramentas que podem ajudar você a otimizar todo o processo.
Você pode, por exemplo, calcular o tempo gasto para a realização de determinada tarefa, e coloque metas plausíveis e pense em estratégias e ferramentas para que você possa medir a produtividade de sua agência.
Esse processo pode ajudar a identificar quais são as tarefas que devem ser realizadas por humanos e como é possível otimizá-las e também quais são as tarefas mais triviais, que podem ser feitas por ferramentas de automação e assim possa poupar a atenção de seus colaboradores para tarefas mais importantes.
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